Secretaresse-Directiesecretaresse met leidinggevende kwaliteiten (Schiphol)
Sector
Regio
Plaats
AmsterdamFunctie type
Dienstverband
Salaris
€2800,00 - €3600,00 per maandVind jij het leuk om zaken te regelen en je collega’s te ontzorgen? Ben jij daarnaast een kei in het houden van overzicht in hectische situaties? Dan zoeken wij jou!
Als directiesecretaresse ben jij geen ouderwetse secretaresse die alleen maar de notulen maakt. Je bent een belangrijk onderdeel van het team, neemt actief deel aan de vergaderingen en ondersteunt de directeur. Daarnaast geef je leiding aan het afdelingssecretariaat (2,5 FTE). In deze brede rol kan je zelf invulling geven aan jouw rol en zorg je ervoor dat alles goed geregeld wordt en ben je de oren en ogen van de directie.
Over de werkgever
Met ongeveer tweehonderd collega’s werkt onze opdrachtgever vanuit twee verschillende locaties. Ze zijn verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van diverse terminals op Schiphol, brandweerposten en parkeergebouwen. Een enorm gebied met veel verschillende technieken en assets die ze voor Schiphol realiseren, beheren en onderhouden. Daarnaast realiseren ze uitdagende integrale projecten. Een partnership waarin we ze onderscheidend zijn op het gebied van duurzaamheid, kostenoptimalisatie en (digitale) innovaties. Zo dragen ze bij aan de strategische doelstellingen van Schiphol.
Aanvraag eisen
Jouw werkzaamheden:
• Jij screent alle inkomende communicatie naar de directie en zorgt dat, op basis van jouw prioritering, de juiste actie wordt ondernomen en/of je handelt deze zelfstandig af.
• Je ondersteunt de directie, waarbij je zorgt voor het agendabeheer en het plannen van afspraken waarbij jij zorgt voor de juiste interpretatie van de prioriteiten.
• Je organiseert bijeenkomsten, zoals presentaties en vergaderingen. Daarbij regel jij de accommodaties en catering, alsmede het correct ontvangen en verzorgen van bezoekers en het voorbereiden van de inhoudelijke presentaties.
• Je verzorgt de interne en uitgaande communicatie, via e-mail, narrowcasting en presentaties en zorgt dat deze in lijn zijn met de huisstijl.
• Je pakt verschillende losse initiatieven op, zoals het voorbereiden van memo’s en jubileumspeeches of het bedenken en organiseren van bedrijfs-/teamuitjes.
• Je geeft leiding aan het afdelingssecretariaat (2.5 FTE). Van hieruit vindt ondersteuning plaats voor de diverse managers en hun afdelingen. Jij ziet toe dat het secretariaat voor een toegankelijke en consequente dienstverlening staat. Het secretariaat dient een stabiele factor te zijn in de wervelende wereld van Schiphol.
Wat wij bieden
• Je beschikt over minimaal hbo werk- en denkniveau en je hebt minimaal 5 jaar relevante ervaring opgedaan.
• Je bent servicegericht, gestructureerd en houdt van een nauwkeurige werkwijze.
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse taal en vindt het leuk om te schrijven (zoals nieuwsbrieven, berichten voor sociale media e.d.).
• Je hebt goede kennis van MS Officepakketten.
• Je zit vol energie, je bent proactief en houdt ervan om vernieuwende oplossingen te bedenken.
• Je komt met leuke ideeën en initiatieven en je houdt van vernieuwing.
Meer informatie
Ben jij de kandidaat die wij zoeken? Neem dan snel contact met ons op! Je kan bellen naar 0885400600 of mail naar ruben@select.nl.